例如，某次会议预计有100名与会者，其中大部分人将在周三左右到达，而且没有家属陪同。鉴于这种情况，你只需预定一些单人房或单人单床型客房，床可以考虑是标准型还是加大型。另外，你还可以从以往的历史记录预测哪些与会者喜欢双人单房、哪些喜欢标准床、加大床。也有与会者喜欢双床双房或双人双床。总之，作为会议组织者，你只有了解客房组合以及会议团体的历史记录才能在预定客房时决订单人间、双人间或双床间的预定数量。
    2.特殊客房
    会议组织者有时还需要预定一些特殊客房，目的是为个别与会者提供特殊待遇。在制定方案时凡有关特殊客房的具体细节都应该与酒店的客房部经理详细讨论，讨论结果要用文字形式落实下来。一般来说，特殊客房主要是为会议主办单位的职员、发言人和贵宾准备的。
    3.预定和取消
    对每个会议组织者，住宿问题都是一项耗时耗力又不好管理的工作。主要原因是与会者常常会作一些改变，有些与会者甚至不确认预定，有些本属于团体预定范围内的与会者直到组织者宣布预定结束后才开始预定。另一个问题与互联网有关，由于网上预定的开通，有些与会者会不预定组织者安排好的团体客房，他们以更低的价格预定其他酒店的客房，这势必对客房入住率产生负面影响。为解决这一问题，组织者最好在预定日期结束前的几星期或两星期每天检查一下客房清单。
    预定取消日期是指与会者在会议预定团体客房范围内以折扣价预定客房的最后一天。
    一般来说，在此日期之后的预定将不再算人团体客房范围，也不算入客房入住率。客房损耗是指会议策划者预定的团体客房人住量的减少。由于那些在组织者宣布预定结束后才预定客房的与会者不被算入组织者的人住率，所以最后很可能出现这种情况，即有些与会者被算为了损耗，但他们实际上出席了会议。所以，组织者应该和酒店协商一些补充条款，争取把那些实际出席会议的与会者算入组织者的入住率。
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