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要人力兼行政要做好,搞清楚分解组合要在先

作者 阿东1976刘世... 更新于:2022-09-28 16:32 22172
我们公司行政和人事都在同一个大部门,上周负责行政的同事离职了,基于人工成本的考虑,老板决定不再招人,让我兼任。本来我负责公司的培训模块,行政又是很繁琐的工作内容,我也不了解,害怕做不好,影响本职工作。请问各位大咖,我该怎么办?
我们公司行政和人事都在同一个大部门,上周负责行政的同事离职了,基于人工成本的考虑,老板决定不再招人,让我兼任。本来我负责公司的培训模块,行政又是很繁琐的工作内容,我也不了解,害怕做不好,影响本职工作。请问各位大咖,我该怎么办?
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摘要:没有做过行政管理工作,要想将行政管理做得轻松如意,自然需要从底层内容到其中逻辑,与自己现所做专业内容进行关联性思考,寻找通用性,攻下专心一性,才能真正的让两项业务都能工作如一。

要人力兼行政要做好,搞清楚分解组合要在先

——只有知道,才能行与知齐,力与速合

 

学习思维:

这其实有个简单的思考路径:

1、知道行政是什么,有什么内容。这是解决是该做些什么的问题。

2、这些行政的工作应该怎样做。这是解决是否自己能做得来的问题。

3、行政与我现在的人力工作有什么关联。这是解决时间效率的问题。

只有将行政与人力两者进行分解与结合,才能最大化的利用自己的技能和时间。

 

本文内容:

一、搞清楚行政管理是什么?

说到做行政管理,大部分人都觉得是一个无需什么专业就可以做的。这比将人力资源管理做为入职的跳板看得似乎还要低档次一些。

所以,多数老板、甚至连一些HR都认为行政就是那样了。简单易上手。

但事实是,很多人在行政这一块上往往却又不知道该做些什么,该怎么做。

 

1、行政管理也很重要。

究其原因,其实行政虽然看似简单,但其实同样有着不少专业的管理在内,更对岗位责任人的工作管理能力有着更高的要求。

毕竟行政管理工作,往往由于其内涵的包容性,导致事务遮盖了专业。要知道、管理本就是一种专业,更别说文书文秘、档案管理都需要有着相应专业要求。

所以,行政其实就是一个能够高要求,但同时也可以将就的业务板块。跟种庄稼一样。努力点科学点,就种得好得多,但就靠个老农历,也同样能有收成。而企业的行政管理做得好与差,对于企业生产经营整体运行的效果,其实同样有着巨大的影响作用。

毕竟一个企业,除了明显专业的各部门业务以外,同样有着服务、链接、协调各项专业业务的助功业务。

可以是说,行政管理才是决定一个企业组织运转速度与运行效率的基础。

 

2、行政是什么管理

曾经我在分类管理做好企业行政后勤工作》(点击文名有链接可阅读)一文中说过:

企业行政管理是企业管理与行政管理相结合而产生的一个概念。意指:企业行政系统为了企业的生存与发展而依靠一定的法律、制度、原则及方法对企业进行职能性管理的总和。

企业行政管理,广义上包括行政事务管理、办公事务管理、人力资源管理、财产会计管理四个方面;狭义上指以行政部为主,负责行政事务和办公事务。

综上,我们可以总结出,行政管理工作的最终目标:

通过人为努力使部门之间或者关系企业之间形成密切配合的关系,使得在生产经营的过程中,整个组织成为一个能高速且稳定运转的整体。

 

二、行政管理都有些什么工作内容?

有人将行政管理与人力管理都当成是打杂的工作。但事实上行政人力的工作虽然看起来内容多,事务杂。但却具有较高的专业要求。

这但工作的内容是否有专业度,是否有价值,其实很多时候在于我们是否能梳理汇报。这就如人靠衣妆,佛靠金装是一样的道理。做工作要做得条理,能展现。

因此,将行政工作变高上点,就得清理、归类,分别赋予较为专业的内涵。我分类管理做好企业行政后勤工作(点击文名有链接可阅读)一文中,将行政工作内容按下图进行了区分(具体每个模块内容可点击链接高效率阅读):

 要人力兼行政要做好,搞清楚分解组合要在先

模块一:制度流程管理

制度流程工作是行政管理的必备工作,也是所有人都觉得似乎与人力资源管理工作相交叉的工作。事实上制度流程的源头就是行政。而人力资源管理中的制度流程只是其管理的专业所属而已。

模块二:会务外联管理

作为企业形象代表重要窗口的行政管理部门。一般要接受所有Z府业务、三方评审等各种专业板块的下午督察与评审鉴定。其在企业的内部协调、会议组织、外部公关、来宾接待等具有天然的亲和和专业要求。

模块三:文印资质管理

对于企业的生产经营来说在内外行文、资格与资质的管理、各种代表企业权威与权力的印鉴等都涉及企业的重要资源的有效性。可说是与企业的命运息息相关。因此,做好文印资质更是企业管理的重中之重。而行文更是一种绝对的专业需求。每次看到部分单位的行文连一点格式都不知道。就算是在三茅分享的部分老师的行文格式,也有不少是不符标准的。也同样需要学习(包括我自己)。

模块四:档案资料管理

在企业文化的形成规范与沉淀发酵其实全靠企业的文书档案的管理。而一些更为核心的技术资料更是关系企业的生死存亡。因此,对于企业的档案管理、保密管理是必须要具有一定的专业与技能的。不然,一堆纸卷、光碟你知道那是什么?一堆废纸而已。就如这段时间我写的《成长系列——知识仓储构建》一样。没有经过管理的文书档案,就是一堆垃圾。

模块五:资产设施管理

在行政管理中总是与其他部门相关联。而在企业的资产管理中,资产的价值管理归财务管理,而资产的采购与维护却又是由行政来负责。而生产运营的设备等要归生产制造系统采购和管理。因此如何让企业的各种资产能有效的协调运作,有专业的渠道与运营是必须的。

模块六:后勤安保管理

都说千军未动,粮草先行。一个有没有前程的企业决不能只看梦想有没有。就在前几天的关于初创企业难以吸引高端人才的分享中我就说过:吸引人才不只是梦想,还要有自己的建设与团队。不然一个光杆司令,你有再好的梦想与方案也只能是独树难成林。因此,一个有效的组织后勤保障就是企业的运转的保障。

 

三、如何将人力兼行政的工作做得高效?

在《行政是走向高层领导的基础——锻炼与成长(点击文名有链接可阅读)一文中,一位叫文子的HR评论中言道:

行政和人力应该是一对好姐妹,从不分家,要合作紧密才会出成绩。

但行政工作更加注重责任、细心、流程,而人力资源除了这些之外,对悟性、专业度的要求更高。在这两者之间,需要的是紧密合作,共同成长。

那么行政与人力有何区别联系,作为身兼两者的人,应该如何结合起来工作,才能有更高的效率呢?

 

1、行政与人力工作的区别联系。

我在《行政人事不分家,是进军高阶人资管理的基础(点击文名有链接可阅读)一文中有具体的分享。

现将行政与人力的区别与联系摘录如下:

项目

行政办公管理

人力资源管理

工作主要目的

通过行政管理达到维持公司稳定有序运行的目的。

通过对人力资源进行管理,支撑企业战略的实现。

管理主要对象

物类工作:

办文、办会、办物

人力工作:与人相关的招、培、用、留、离等工作。

管理主要手段

通过公司赋予的权力(如制度、安保)辅以其他手段进行管理。

通过经济与非经济手段(如薪酬、福利、弹性工作时间、技能提升等)进行管理。

管理技能要求

最重要的是:关注细节、责任心强,相对说明技术含量比较低。

鉴于人的复杂性,管“人”在难度上较大。属于较为专业的内容,对工作人员业务素要求较高。

工作内容

文书、档案、印章、证照、公关联络、项目申报、后勤保障、制度管理、督办、

考勤、人事、薪酬福利、绩效、招聘、培训潜能开发、晋升等内容,同果也人力档案、人力制度

工作性质

事务性工作

创造性工作

人员特质要求

具有要求细心,有责任心,以及沟通能力高等特质。

具有亲和力,公平公正,爱才惜才,善于沟通等特质。

共同参与工作

员工关系、企业文化、制度执行、员工福利、会务组织管理、智慧办公等常常相互联系。有的企业甚至将人力档案同样归行政办公室管理。

我们可以看到,行政与人力工作相辅相承,很多工作其实本就是相通的。所以在兼负两者工作时,我们将他统一看待,正确分类分块工作就好。

 

2、行政管理做好的五个关键。

做行政管理,我们一定要从领导与同事们想要自己提供的是什么样的工作内容。然后在行政六模块下,将这些内容中的关键点做好就够了。

行政管理工作有效性的五点关键,如下图:

 要人力兼行政要做好,搞清楚分解组合要在先

而做好行政管理还有一点很重要:先修心。只有手勤、心细、实在、落地才能让行政做得让人满意。

 

小结:

没有做过行政管理工作,要想将行政管理做得轻松如意,自然需要从底层内容到其中逻辑,与自己现所做专业内容进行关联性思考,寻找通用性,攻下专心一性,才能真正的让两项业务都能工作如一。

365

89

33

舞诺

33楼 舞诺

先搞清楚为什么会这样安排。行政和人事是两个职业方向,先搞清楚原因再来决定去留。
一般这样安排有几种可能:
1. 公司工作负荷不饱和,节约成本。
2. 短时间的过渡安排,为升职做准备。
3. 基于工作表现考察的结果

如果是第三个原因,可以反思一下自己的工作表现,是否确实不尽如人意,是否可以在能力范围内得到改善。
第一原因的话,可以从自身职业发展考虑。站在公司角度,这样做无可厚非。站在个人角度,需要

2022-09-29 22:56:42 回复 赞(0)
Betty98157

32楼 Betty98157

打日常的行动中找出正理

2022-09-29 21:36:00 回复 赞(0)
Julie63702

31楼 Julie63702

打卡

2022-09-29 21:35:17 回复 赞(0)
机器猫89366

30楼 机器猫89366

感谢分享

2022-09-29 21:34:41 回复 赞(0)
涅索斯37281

29楼 涅索斯37281

感谢分享

2022-09-29 21:11:36 回复 赞(0)
杀阡陌71797

28楼 杀阡陌71797

打卡!

2022-09-29 21:01:34 回复 赞(0)
俄里翁37632

27楼 俄里翁37632

打卡!

2022-09-29 20:59:05 回复 赞(0)
进击的风信子17072108

26楼 进击的风信子17072108

简单易上手,这是事实啊!

2022-09-29 20:56:37 回复 赞(0)
Karl49985

25楼 Karl49985

秩序存在,知识存在,时间存在!感谢分享

2022-09-29 17:01:43 回复 赞(0)

阿东1976刘世东

@Karl49985:谢谢认可

2022-09-29 21:39:57回复
忒勒玛科斯39143

24楼 忒勒玛科斯39143

学习

2022-09-29 17:00:37 回复 赞(0)
遇春37158

23楼 遇春37158

不错!

2022-09-29 16:59:15 回复 赞(0)
樱桃小丸子09832

22楼 樱桃小丸子09832

不错!值得收藏!

2022-09-29 16:57:24 回复 赞(0)

阿东1976刘世东

@樱桃小丸子09832:有作用就是好事

2022-09-29 21:40:08回复
金某某

21楼 金某某

感谢分享

2022-09-29 15:24:30 回复 赞(0)
何慧珍

20楼 何慧珍

学习了

2022-09-29 11:51:14 回复 赞(0)
行知幼稚园

19楼 行知幼稚园

打卡学习

2022-09-29 11:45:02 回复 赞(0)
Bob40448哪儿

18楼 Bob40448哪儿

打卡

2022-09-29 11:37:33 回复 赞(0)
S_1340618176

17楼 S_1340618176

人力兼顾行政,要与自己现所做专业内容进行关联性思考,寻找通用性,攻下专心一性

2022-09-29 11:36:21 回复 赞(0)

阿东1976刘世东

@S_1340618176:这是在工作事务多的情况下一定要寻找的路径

2022-09-29 21:40:37回复
高唱我歌

16楼 高唱我歌

做行政确实是门槛最低最不被重视的了,专业的人少之又少

2022-09-29 11:27:05 回复 赞(0)

阿东1976刘世东

@高唱我歌:是的!本不专业,又不能做专业!

2022-09-29 21:41:25回复
我爱芝士

15楼 我爱芝士

老师对行政管理的了解很深入

2022-09-29 11:25:19 回复 赞(0)

阿东1976刘世东

@我爱芝士:本就是先做行政,再做人力,后再做业务,才有了今天的我

2022-09-29 21:42:20回复
三三毛毛

14楼 三三毛毛

只有知道,才能行与知齐,力与速合

2022-09-29 11:15:26 回复 赞(0)

阿东1976刘世东

@三三毛毛:认识是所有事务的基础,所以才会有三思后行的说法

2022-09-29 21:43:03回复

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获得 打卡牛人 专栏作家 课程讲师  三茅认证称号

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