1、你认为目前你公司的人事档案有没有风险？ A、有 B、没有2、如果有，你会怎么来改善和规避风险？如果没有，你具体做了哪些措施来保证没有风险？
1、你认为目前你公司的人事档案有没有风险？ A、有 B、没有
2、如果有，你会怎么来改善和规避风险？
如果没有，你具体做了哪些措施来保证没有风险？
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正如我前两天打卡介绍的那样，我们公司在人事档案方面的管理相对比较完善，目前没太大的风险，没有因此而给公司造成重大损失或发生负面影响事件。庆幸之余，还是得益于公司对档案管理的重视和日常操作的规范管控。
要合理规避人事档案的风险，我个人认为要从档案的真实性、完整性、及时性、安全性和实际操作的完备性等五个方面去着手考虑。详细如下：
1、真实性
员工档案真实性是其第一要素，如果连真实性都难于掌控和把握，做再多的安全保障措施、再及时完备的管理，那都是图劳无功的！没有意义，反而浪费时间和精力。因此，确保员工档案记录的真实性是风险防控的第一关，也是最重要的一关。
没有员工本人签名的资料入档，确切来说是一个无效的档案资料，一旦发生争议或纠纷，不足于作为有效证据。员工档案的许多资料都要员工本人提供、填写或签名，因此，建档时核查资料、确保填写规范和保证有员工本人签名等就显得尤为重要。如入职时的身份核实、学历验证、背景调查等；入职登记表的填写规范、劳动合同由HR在场监督指导员工本人签订等；员工对各项规章制度的培训记录签名等；有员工签名的薪资核定表、检讨书、奖惩记录、考核目标确认书、绩效面谈表、考核统计数据、年薪考核方案等；确保涉及员工入职/在职/离职等各方面的文件资料都是真实并经员工签名确认过的。另外，为了核查真实性把关工作是否做到位，我相信很多企业都会有HR负责人最终把关审核签字这一关，只有经HR负责人审核签字确认的资料才可入档，作为员工档案的组成部分。我们也不例外。（如果还没有做这一关，那就赶紧补上吧，任由小文员一个人按制度流程及规范来操作，不加审核，还是会有风险的啊！）
2、完整性
这个不用多说，该有一定要有，不能缺胳膊少腿的，否则就不行，风险随时可能发生！做HR最苦恼的是莫过于所有其他员工都在规章制度里签名了，但唯独有一个员工没签，而他却正好严重违纪了；或者说所有其他员工都买保险了，唯独有一个员工没买，而他正好出工伤事故了……碰到这种情况，你肠子悔断都没用，要怪只能怪自己平时没检查和注意好员工档案内容和记录的完整性。多留个心眼，多仔细对几遍，多审核，不完整限时补齐（如我们是要求一周内补齐）等终究是有益无害的。
3、及时性
及时性无非就是该更新的、该续签的、该补齐的都要及时提前完成，尤其是不能超过法定期限，否则就存在法律风险。如我们公司规定，员工基本信息（身份证、住址、联系电话、紧急联络人）有变更的，应第一时间（变更后一周内）书面告知HR部门，不告知视是默认没变更，排除企业不利风险同时，档案管理人员要及时给予更新。做好及时性最好的办法莫过于在EHR系统中设置工作事项提醒或建立EXCEL表格对到期时间进行标红提醒，并定期提前查看，以备及时行动。
4、安全性
安全性主要是注意档案的防潮、防虫、防盗、防泄露，专人专室专柜（铁柜）保管很较好地做到这一点。为了进一步防范和监控，我们还在档案室内容安装了高清摄像头，整个档案室可以通过高清摄像后台一览无余，没有死角。《档案借阅登记表》配上监控录像，要做手脚很难，我们那小美女借她个胆她也不敢乱来，呵呵。另外，我们公司的员工档案一旦建立，就不会轻易让员工获得或带走，那怕是一张无关紧要的纸，只要是员工档案里头的，都不允许任何人带出档案室。电子档案只准按权限查看，不能复制、下载或打印等。
5、操作的完备性
这个说简单点，就是你对员工档案所做的每一项动作是否有操作规范和流程？是否有登记表可追溯和备查？就像对待公司财务报表和公章一样，去认真慎重地对待档案建立和管理的各个环节，就问题不大。如《借阅登记表》等。
另外，为了震慑和惩罚档案管理的违纪行为，在规章制度中最好写明如“提供虚假信息和个人经历，操作中延误或不及时办理、外泄档案信息给公司造成重大损失或负面影响者，按严重违纪论处，给予无偿辞退”等字样的处罚规定，以此来约束员工和档案管理员的操作行为。
工号：104-广州－叶子
打卡几天终于找到窍门了，今天楼层往上升了一半。。。
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1、你认为目前你公司的人事档案有没有风险？ A、有 B、没有
2、如果有，你会怎么来改善和规避风险？ 如果没有，你具体做了哪些措施来保证没有风险？
A、有
各类风险分为入职风险、在职风险、离职风险；
1、入职风险：主要是对员工的入职通知书的编辑、入职的相应培训、合同的签订及试用期考核；对于制造型企业员工是不需要有入职通知书的，而中层以上管理人员我们暂时采用口头通知，不发放入职通知书。在入职培训时我们会提到试用期考核方式及录取条件，对于试用期不合格的员工我们采取的是360度考核方法。而合同我们是签订三年的正式合同，试用期根据合同法是六个月。在某位管理人员或者技术人员不合格时我们就只需在试用期内提前三天通知到本人即可。
2、在职风险：薪酬、社保、个税、合同等，薪酬的模块，社保及个税的缴纳基数。合同指的是续签及无固定期限合同的签订。对于强制性购买五险一金，大部分员工会考虑家庭的因素及享受社保的福利的可能性，会选择不购买。其实这对企业来说也是一笔庞大的开支，所以企业会考虑劳务外包，购买比较其他地方的社保，但合同必须也是和代理公司签订。这对所选的劳务外包公司的信誉要求就会比较高了。如果直接由公司购买社保可由员工选择购买社保的基数（这个可能只针对管理人员）。合同的续签及无固定期限合同，公司可能会对某位员工调岗调薪，所以在续签合同时在合同上只体现合同期限，其他的岗位及薪酬可以另做一份岗位合同。岗位合同的期限可一年一签或者是半年一签，这样就不会影响到调岗调薪所存在的问题。做好薪酬的模块就必须从考勤做起。薪酬的结构等等，薪
3、离职风险：离职风险主要针对的是协商离职，协商离职的方法、处理结果。我们很多时候都会打人情牌，每个老板都不希望赔偿N的倍数。
风险重在预防，一套完善的用工流程是必不可少的，并在每个点、每个细节开始关注。
1、你认为目前你公司的人事档案有没有风险？ A、有 B、没有
应该没有太大问题吧，整体来说还是比较规范的，而且目前还正在继续完善中。
2、如果有，你会怎么来改善和规避风险？ 如果没有，你具体做了哪些措施来保证没有风险？
人事档案存在的风险有：
档案内容泄流、档案遗失、内容及时更新、内容缺失、信息不准确、还有各种意外造成的档案从损坏（火灾、老鼠啃咬，虫子蛀蚀，水浸、被盗等等）
人事档案可能存在的问题：
（1）存储档案意识薄弱，良好的档案意识是加强档案管理工作的基础。保存档案的好处，不必说大家也都很清楚的。
（2）档案材料质量不高，主要包括以下几方面：
a、档案资料不齐全。
b、档案资料前后内容不一致。
c、档案资料更新不及时。
d、档案整理不够规范。
问题的成因：（借思考鱼16日打卡总结）
a. 对人事档案管理的重要性认识不够。 b、硬件设施解决不完全到位。 c、档案管理人员管理水平不专，管理手段落后。 d、人事档案收集工作力度不够 。 鉴于以上种种，应该注意几个方面： 1、提高认识，进一步加强对档案工作的管理和规范。（全员重视，不再只是人事部或行政部的事情，流程需规范） 2 、加大投入，进一步落实档案工作基础和实施。做到有理有据。（提供专门的档案柜，做好专业性和筹划准备工作） 3、提高档案管理人员的素质，配置专职人事档案管理人员。（要求即时更新定期汇报） 4、注重人事档案材料收集，提高人事档案管理质量。（从入职资料的提交、转正、晋升、调岗等等需要保存人事资料的收集过程中，严格把关，确保资料的真实性、有效性、完备性等） 5、 健全制度，进一步规范档案资料管理。（相关制度有保障，专门建立人事档案管理制度） 6 、加强人事档案管理现代化和信息化建设。（电子档案和纸质档案都应该建立，查阅便利，管理规范，操作统一）
话说，今天是肿么了？风十三失沙发，应该是我抢沙发的绝佳机会！！~~~~~~~好吧，跟沙发无缘，我居然跑到这来了~~~~~~~元方，你怎么看？~~~~~~元方说，谁叫你 一大早跑去人才市场了~~~~~~
全国4群，学号167！
1、你认为目前你公司的人事档案有没有风险？ A、有 B、没有
暂时没有太大风险，但会持续关注和改善，严肃对待。
有些公司把收集、核查、保管和利用人事档案当成一件很平常的事情，并未引起重视，而其实，当我们在各项人事工作都规范操作后，却无法提供有效的合法的“呈堂证供”时，真心悔不起，伤不起啊~~~~~~
2、如果有，你会怎么来改善和规避风险？如果没有，你具体做了哪些措施来保证没有风险？
（1）专人保管，高度保密：指定档案管理负责人，且严格规定档案查/借阅程序；目前公司没有使用ERP软件，电子档案是采用Axcrypt加密软件，并做好备份；
（2）档案完整且真实：员工整个职业生涯中所涉及到的个人各项记录均计入个人档案中，保存原件，尤其是员工签字确认的文件，真心不含糊；
（3）及时更新和归档：入职、在职、离职等各项资料都及时归档，同步更新电子档案:
（4）科学有效的利用人事档案规避风险：如利用员工档案统计转正人员清单、合同签订情况等；
附劳动合同签订登记表：
人事档案管理应该引起公司和高度重视，貌似“说起来重要，抓起来次要，用起来需要，忙起来忘掉”的现象还是蛮严重滴~~~~~~~~~~~
1、你认为目前你公司的人事档案有没有风险？ A、有 B、没有
这个问题公子豪认为就是一个坑，看谁往里面跳，哈哈，公子豪坐在坑边上数着，看几个好同志掉到这坑里去了，被坑爹了。世界上没有什么东西是不存在风险的。白宫的安保措施够严谨吧，可以算的上是万无一失了吧，可人家肯尼迪老总还不是得瑟得瑟地撞到坏蛋枪子儿上去了。所以吧，成事在天，谋事在人，我们不能也无法杜绝风险，只能尽最大的努力将风险最小化。要想没有一点点风险，除非这件事情本来就是莫须有的。
我们公司的人事档案有没有风险呢？这个不用请教我们公司专门负责档案管理的同事公子豪都敢拍着胸脯说：“肯定有！”
2、如果有，你会怎么来改善和规避风险？
如果没有，你具体做了哪些措施来保证没有风险？
因为人事档案分为纸质档案盒电子档案两种，所以分开来讲讲我们公司规避人事档案风险的措施。
纸质档案：
E、 做好“七防”工作。保持档案室的整洁通风。重点档案资料设专柜保存。档案室门窗架设防盗网，安有监控的摄像头。
电子档案：
D、 严格管理移动储蓄设备，将电子档案备份在移动硬盘里，放在专柜里保存，便于查询
陈生生
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