大家说图片不清楚，请把表1下载下来看，图片是根据表1来截图的。

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三、规范化表格

从这一篇开始，会用图表的方式给大家讲解，我不会去讲太基础的操作，这些只要用心，谁都可以学会的，像在前面给大家所讲，我教大家的是操作EXCEL的方法。

在学后面的知识前，大家要分清我在后面内容中所说的两个概念：数据表和报表。EXCEL数据处理流程包括数据录入、数据存储、数据加工和报表输出（图1），我把我们日常用的EXCEL表格分为数据表和报表。数据表就是存储各种数据的表格，是自己用的，一般不给外人看的，在这个表格中存储着各种基本的数据；而报表一般是给其他人看的表格，他们所看到的表格是美化后的表格，而数据是我们经过加工后的数据，可能不会体现一些基本的数据。如前言中所讲的事例，按照我的习惯，我会把晋级考核的成绩保存到一个表格中，这个表格做完后将不再变动。如果老板要看成绩和工资增长幅度，我会另外开一张表将它处理好美化格式发给老板。我保存的那张表可以称之为数据表，而发给老板的那张表是报表。当然这只是一个简单的例子。

图1

在这里先给大家讲一个注意事项，千万不要在数据表中处理数据和随意更改，除非是你将错误的数据改成正确的数据。我们要保持良好的习惯，需要处理数据或者做报表时，要另开一张表。如果直接在数据表中改格式做报表，可能会导致严重的后果，这种事情在日常工作中我见到了不少。大家也可以把数据表想象成数据源，数据源没有了或者数据错误，你能把报表做好做对么？

大家对数据表和报表有一个概念后，我们将进入EXCEL规范操作的正式内容。大家看表1，这是人力资源部门自己用的《人员档案信息表》，你能指出表中有多少项错误或者不当的地方？希望大家在这个表上多停留一些时间。这张表格是我专门“恶意”处理过的，但是我确实碰到过类似的表格，而且有很多人做的表格中或多或少都存在着一些问题，制约着后期的报表制作。在本部分内容中，我们就围绕着给这张表格发现问题、整改问题来学习如何规范表格。

表1

不知道大家找出了多少问题，下面我将一一的讲解。

一、表名重复、位置不对

先让大家区分两个概念：工作表和工作簿。工作簿通常就是我们所说的建立一个EXCEL文件，例如在一个目录下单击右键-新建-新建 Microsoft Excel 工作表，这个就是工作簿。工作表就是打开工作簿以后，在表格区域下方可以看到sheet1、sheet2、sheet3，这个就是工作表。

概念明晰后大家看第一行，表名叫《人事档案信息表》，第一个问题就是这个问题。它放在这里本身就是重复的、无任何作用的。因为我们建立的工作簿和工作表都可以用“人事档案信息表”命名（如图2），根本没有必要用一行作为表名再命名。在前面我也讲了，数据表是给自己看的，既然给自己看何必再这么麻烦，自己能看懂而且别人打开工作簿的时候也能知道是什么表格就行了。退一步讲我们要把电子表格报送给老板，老板同样通过工作簿名知道是什么表，也没必要用这一行。如果要报纸质的，需要打印，这就是严格的报表了，那就需要这一行标题。

图2

二、标题多余

大家看图3标注的位置，用两个标题，这本身就是多余的。大家应该还记得数据表和报表的区分?；故悄蔷浠?，数据表是给自己看的，有没有必要把红色框内标题？这完全是没有必要的。最重要的是我们在进行排序、筛选或者用数据透视表的时候，会给我们带来很大的困扰。

图3

这个我们要怎么去掉呢？我们不能直接删除，如果将第一行删除，那么A-H列和Q列的标题都会被删除，再慢慢打字比较麻烦。我们可以用鼠标选中“合同信息”单元格，然后“合并后居中”，同样把“核定工资标准”单元格进行上述操作。如图4。

图4

然后把J2和K2复制到J1、K1，N2、O2、P2复制到N1、O1、P1，然后把第二行删除，表格便调整过来。如图5

图5

三、小计、合计、计算出现

在表中我们会看到，出现“小计、合计、总计”，这也是完全没有必要出现的。还是拿数据表说事，我说了数据表也可以看成数据源，既然是数据源，那么它里面的计算可以说是不应该出现的，当然了，也会有公式出现，但是这些公式是为了便捷（后面也会讲到），而小计、合计等在这里出现，反而影响着表格的处理。

如果你的表格中出现了小计，那你能不能告诉我它有什么作用？

在庞大的数据表中出现小计，或者在数据表中出现合计，这些都是不能忍受的，每次做小计、合计，都花费不少力气，而且在数据的增减过程中，小计、合计还有可能会出错，还要花费时间去纠错。每次如果我想要知道按部门、个人或者公司合计，只需要编辑一个公式或者用一个辅助列即可，大家可以先思考一下，等后面的知识学完了你就会了。而且小计、合计的出现，还影响着我们的筛选等功能。

所以，对于数据表中的小计、合计等，我们全部“咔嚓”掉。我想这个操作大家都应该会，直接删除行或者列。完成后如图6。

图6

四、合并单元格

我对EXCEL还一知半解的时候，有人就对我说，能不合并单元格尽量别合并单元格，等我再教别人的时候，我告诉他一定不要合并单元格，除非是特殊要求。他们问我为什么不能合并单元格，难道我做成最终表打印出来也不能合并么？

大家可以考虑一下为什么不能合并单元格？

现在咱们一项一项的说：一、大家可以看图6，如果要选B2:F8这些表格，能不能选中？二、大家用筛选的时候有没有碰到过如图7中的提示，因为合并单元格的原因，这种情况经?；岢鱿?，有没有受到这方面的困扰？三、我把工资改成图8的格式，求每个人的工资合计，能不能简便的计算出来？四、如图8，我想把李红梅放在李玉红下面，通常我们的操作是“剪切-插入已剪切的单元格”，大家试一下会产生什么问题，有没有像图9那样的提示？五、最终的报表完成后，因为同一类别的项目合并过多，会出现分页的情况，一页上面有项目，另一页上面全是空白，让人看着不舒服。

图7

图8

图9

我看到他们合并单元格，会问他们为什么合并单元格，他们告诉我，这内容都一样，合并单元格输入多方便，而且看着表格简洁。这到底是方便简洁还是繁琐，现在大家应该有一个直观的印象了。所以大家一定要记?。?b>EXCEL表格能不合并单元格千万不要合并。

我们继续修改表1，把人力资源部的合并去掉。选中“人力资源部”单元格-合并后居中，然后“人力资源部”会在D7单元格，鼠标在单元格右下角变成黑色十字，双击，D8、D9、D10三个单元格填充上“人力资源部”。这也是填充的一个小技巧，在后面的部分会详细的给大家讲解。

五、人为产生隔断

大家可以看I列和M列，这个问题挺显眼的，因为我做的表格本身看着就不舒服，这是为了把这个问题说明白。我碰到过很多类似的表格，人为的产生隔断，做表人的本意是为了让表格更好看。确实也见过做的漂亮的，有一个公司的人员信息表，让人一看就非常舒服，有底色、有底纹、部门间用带颜色隔断分开、内框细线外框粗线等，他们自豪的告诉我这个表格设计了很长时间。我不知道他们的人员信息如何统计分析，这肯定是一个大工作量，而且日常维护的这么漂亮，也是一个不小的工作量。但它仅仅是放在电脑里给人力资源部门看的，或者有时候发给老板看一下?？梢允韵胍幌?，有多少的无用功浪费在表格的处理上面，如果仅是本部门内容看，我不推荐做的那么复杂，而且还阻碍后期的数据处理。

人为的产生隔断，影响着筛选、排序等功能，如果用Ctrl+A全选，只能选取一块的内容。大家也可以试一下，选取B3:K4的内容，能不能选定？

所以，有隔断的表格，我们也坚决“咔嚓”掉，除非是最终报表，完成后直接打印出来，否则千万不要用隔断。继续修改表1，将I列和M列删除。

（未完待续）