推荐 HRQT教你操作EXCEL（四）

作者齐涛更新于：2014-06-25 10:03 11223

六、隐藏行或列

拿到别人的表格处理数据，合并单元格是让我第一抓狂的事情，隐藏行或列就是让我第二抓狂的事情了。

我曾经用别人做好的人员信息表汇总数据，汇总完后发现人数远远不对，仔细检查才发现隐藏了很多人，问原因，说隐藏的那些人是离职人员，最不可思议的是300多在职人员的序号完全正确。不说隐藏行的事，每次人员离职了都重新编辑一次，这就得花费多少时间？工作时间都浪费在这些无用的工作上面，工作效率怎么能提高。还碰到过因为隐藏列，导致用VLOOKUP导入数据的时候数据出错，并不是想要的那一列数据。隐藏行或列，从我参加工作到现在碰到太多的人用，它对我们处理数据没有丝毫的作用。如果隐藏的数据有用，就显示出来，如果没用，就把它删除掉，所以大家不要用隐藏行或列把数据掩盖起来，要养成良好的习惯。

再看表1，我们很快能发现K列被隐藏了，我们把按着鼠标左键，从J列选到L列，拖拽，就能显示出隐藏的数据列，把K列删除。

因为在前面的步骤中，我们把K列的标题去掉了，K列中没有数据。如果K列中有数据的话，我们可以选所有的数据列，“右键-取消隐藏”或者“把鼠标放在两列间变成十字-双击”，就可以把隐藏的数据列显示出来。取消隐藏行是同样的道理。

七、关键数据排在后面

这个问题大家看出来没有？看姓名排在了什么地方？

我们做EXCEL表不能像呼唤神秘嘉宾那样，千呼万唤始出来。我们介绍神秘嘉宾的时候会说：他是一名男性，（停顿），他1983年出生，（停顿），他在人力资源部，（停顿），他是这个部门的经理，（停顿），他是谁呢？他就是我们公司人力资源部经理齐涛。好吧，这是给人们留悬念，但是EXCEL表不行，做EXCEL表的时候要让人看着舒服，它要直观的反映出数据来。我看过一个比我做的这个表还狠的表格，N个信息后才知道叫什么名字。我们这个工作簿叫“人员档案信息表”，强调的是“人员”，那为什么不把人员放在前面？

如果把关键数据放后面的话，有两个问题比较麻烦，一个是HR用的函数中，VLOOKUP函数用的比较频繁（这个函数在后面我会讲到），它要求查找的数据必须和数据范围的第一列对应，如果把人名放在后面，我们的VLOOKUP函数会“一筹莫展”的。另外一个是把关键信息前面，当信息比较多需要冻结窗口的时候，我们很难找到合适的冻结位置，不利于识别。

所以，关键的数据一定要排在前面，关键数据要像一个将军身先士卒冲在最前面。现在我们把“姓名”一列提到前面去，在A列和B列间插入一列，然后把姓名一列复制或者剪切过去，把原姓名一列再删除，完成。还有一种简便方法，选中“姓名”列，按住Shift，拖到A列和B列间，完成收工。

其它列根据大家的习惯，如果不合适还可以再调整，不再介绍，在这里主要介绍关键数据摆放的位置问题。

八、加入空格

这个问题也是大家普遍犯的一个问题，为了使表格看着整齐好看，很多人会加入空格，最常见的是名字中加入空格以便所有的名字都两端对齐，有的人甚至会用空格把数据在单元格居中等，这些都是错误的做法。

举个例子：在数据表中查找“朱娜”，会出现搜索不到数据的提示，同样的，只要名字中间有空格的，我们查找时都提示搜索不到数据，当然也有可能查找到，如你知道名字中间加入了几个空格或者在名字中间加入“*”号。

在这里需要提醒大家一点，在平时用EXCEL处理数据的过程中，要用通用的操作习惯，而不能是用自己独创的“技能”，因为只有大家有同样的操作习惯或者意识的时候才能实现工作的便利衔接，这在一个团队内尤其重要，这样才能实现高效办公。

现在我们把空格去掉，用Ctrl+F，调出“查找和替换”框，选择“替换”，在“查找内容”中输入一个空格，然后点“全部替换”，这样空格全部去除，如图10

也有人会问，为了格式漂亮，我想让名字都两端对齐怎么办？可以选定要对齐的内容或者某一列，“右键-设置单元格格式-水平对齐-分散对齐”即可。

HRQT教你操作EXCEL（四）

图10

九、格式不规范

格式不规范的问题有很多，从表格格式到数据格式，各种各样的不规范，根据表1，将一些不规范的情况说明一下。

1、表格中出现各种颜色标注。这个现象是一个普遍现象，好多人为了标识或者突出重点，经常用各种颜色标注。虽然不影响数据的处理，但是看起来太乱，而且做成报表的时候再调整颜色，浪费时间。所以，除了最终报表，为了格式漂亮可以用颜色标注外，在数据表中不建议有颜色标注，哪怕是用，要用得合适而且规范。

2、用各种边框。它和颜色标注的道理是一样的，它不影响数据处理。有时候为了区分不同的内容，有人会用不同边框来区分。同样也是不建议用各种边框，除了最终报表。

3、对齐方式不统一。对齐方式同样不影响数据处理，人们都有不同的习惯。建议在同一列中，采取同一种对齐方式。

4、直接选定某一行或者一列标注颜色或者边框。有的人为了方便，通常会直接选定某一行或者一列来标注颜色或边框。大家可以看表1中A-M列和11行（依据上述步骤更改过的表1，非原表1），这样的习惯很是不好，它影响表格的美观整洁，同时在将表格中的数据复制出去的时候更改格式比较麻烦，而且还会造成EXCEL增肥。建议平时要养成良好的习惯，不要有这样的操作习惯，如果是临时性的可以这样用，用完后记得恢复原貌。

5、序号混乱。在输入和修改数据的过程中，我们因为增加或者删减行，造成序号的混乱，每次都需要重新下拉一次，有时候会忽略序号的更新。在这里教大家一个小方法，用ROW函数。ROW函数表示返回某一行的序号，例如ROW(B4)，返回的是B4所在的序号，即4。如果ROW()，则表示当前行的序号。所以我们从第二行，即A2输入=ROW()-1，下拉即可。如果增行的话，只需要把增加的那一行填充上公式即可，如果减行的话，则不用理会，序号自动更新。

6、身份证号错误。EXCEL的数值精确度最多是15位，所以输入18位身份证号的过程中，后三位经常会出现“000”的情况。这个一般处理方法有两种：一是设置成文本格式，二是在输入前先输入一个英文“’”号，这个是文本引导符。

7、输入格式（内容）不一致。在表1中，我们会看到部门名称中出现“五金部”和“设备五金部”；学历中出现“大专”和“专科”；日期格式中有多种多样的表达方法，甚至在日期一列中出现汉字；……。

在EXCEL数据表输入过程中，我们一定要保证同一对象只能有一个名称，同一数据要用一种格式（例如都是文体型或者数值型，数值型保留几位小数，时间日期格式都统一一个格式等），而且要在任何人、任何表格中保持一致，才能更方便的进行数据引用和处理。在这里强调一点，在EXCEL中，日期的格式中，只有“-”或者“/”做连接符时才是最正规的，其它的用“.”、“、”或者八位日期表达（如20140622）等都是不正规的用法。

格式不规范的几个问题说完了，现在我们根据问题将表1进行更改。将“财务”更改为“财务部”，“五金部”更改为“设备五金部”，“大专”、“大本”分别更改为“专科”、“本科”（用查找与替换），日期统一更改为“yyyy-m-d”格式并将“不详”去掉。全选数据表-水平居中-垂直居中-加粗再加粗（两次Ctrl+B）-填充颜色更改为白色-字体颜色更改为黑色（自动）-去除边框（边框选“无框线“）-再选中A1:M24数据-所有框线。这样就修改完成，为了把标题突出，第一行可以加粗。修改完后的表1见图11。

图11

（未完待续）

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