推荐 HRQT教你操作EXCEL（二）

作者齐涛更新于：2014-06-24 11:44 11461

一、我们该怎样学习EXCEL

首先我们要明确一个目的：我们为什么要学习EXCEL。这个在前言中我也有提到，就是偷懒。

当别人为数据处理搞得焦头烂额的时候，你早早的把汇总好并EMAIL给BOSS；当BOSS对数据提出疑问时，你在他电脑上编辑几个公式，达到BOSS想要的结果，BOSS对你做事相当满意，在考虑是不是给你晋升职位或者上调薪资；当别人还在为数据处理烦恼的时候，你已经做好表格，喝着茶水打开QQ和朋友商量晚上去哪嗨，或者打开三茅学习专业知识为自己充电……

看吧，用EXCEL来偷懒能给自己带来多少好处。好了，我们暂且放下EXCEL能给自己带来升职的幻想，先算一笔账，你每个月需要花费两天时间来汇总各种表格给老板汇报，当你把EXCEL操作熟练后，你仅需要一个小时就完成，节省了15个小时，一年下来你节省多少小时？180个小时！超过一个月的标准工作时间了。

也许有人认为节省这么多时间有些夸张，我可以明确告诉你，完全有可能。你不试过怎么知道它不可能。要记住：EXCEL很强大。

有的人盲信软件，以为软件能实现便利的数据处理，如果让我选择，大多数还不如用EXCEL来处理，软件毕竟不可能随心所欲的实现自己想到的功能，它毕竟是有限制的。如果我是一个公司的BOSS，我会考虑先把大家的EXCEL水平提高上来，这样不仅能提高工作效率，而且各部门的数据可以实现便利的衔接，能节省很多时间甚至是减少人员实现工作的正常完成。

可惜我不是BOSS，只是一名HR。

说了这么多，究竟要怎样学习EXCEL？也就是说我们怎样掌握“偷懒”这个法宝：

一、善于学习；

二、规范化表格；

三、善用快捷键、常用功能和小技巧；

四、熟悉常用函数公式；

五、善用数据透视表。

分这五部分也是学习EXCEL的五个阶段，前一部分为后一部分的基础（第五部分除外）。这五部分在后面我会给大家一一展开来讲。我会给大家讲到方法，但是不会去一一教大家怎么把EXCEL玩熟练了，那是你们自己的事了。俗话说的好“师傅领进门，修行在个人”，要是把常用的每一种操作每一个函数都讲出来，累死老师也教不好学生的。

二、善于学习

我们从小到大，一直在灌输学习的方法，学习EXCEL也是如此，要有自己的学习方法，每个人的可能都不一样，适合自己的是最好的。但是最关键的一点是要去学，不能教你什么就学什么，不教就不学。学习EXCEL我认为最重要的一点是自己要多动脑思考，不思考是不能把EXCEL玩熟练的。

还拿前言说的那个事说事，第一种人为什么不去想着找简便的方法？我问过类似情况的人员，他们告诉我不知道怎么去学，不知道怎么去找简便的方法。也问过第二种这样的人，他说他感觉这样就够省时间了，一般也不会出错，还费半天劲学那个函数做什么？

我会教第一种人用第二种人的方法，第二种人用第三种和第四种人的方法，但是不会去教第一种人用第三种和第四种人的方法。为什么？因为曾经有一个人，我教会了他用公式处理一些情况，他很好学也记得很清楚，但是用公式也经常出错，因为他学习EXCEL的基础没有打牢，表格不规范，没有处理表格的意识，导致套用公式的时候经常会出错，得不到正确的结果。看到他这个情况，我才发现自己犯了一个很大的错误，没有引导他从基础开始学习或者说在处理表格的过程中要注意一些事情。

什么才叫善于学习呢？其实说白了，就在乎一个“心”。如果我告诉大家，我教大家善于学习就是要善用百度、专业论坛、微博微信、独立思考。大家会不会很失望，感觉我在忽悠大家？

首先说百度。“凡事不决问百度”，这个在我是一个EXCEL菜鸟的时候（当然现在是一个比初级菜鸟强一些的菜鸟），我所在公司一个计算机水平特别高的人告诉我的，他不是教我怎么学EXCEL，而是教我怎么处理计算机的各种软硬件问题，他的口头禅就是这句话。每次碰到数据处理，我都要到百度上问一下有没有简便的方法，可以说我的EXCEL知识是靠百度学会的。还拿前言的举例说事（为什么总是拿前言举例，因为懒，人懒了想的方法就多了），老板安排你做这项工作，你想用简便的方法，去百度上搜索该如何搜索？很多人知道百度能搜索很多东西，但是不会用关键词，也没有耐心去慢慢寻找正确的答案，这样他们得到正确答案的机率会减小。如果我不会简便的方法，我会用“EXCEL+成绩”关键词搜索，通过搜索可以得到用IF函数处理方法，耐心些找一下还有LOOKUP的方法；在“EXCEL+成绩”关键词搜索的过程中我看到有一些是要统计成绩及格、不及格……，我把关键词改一下，改成“EXCEL+成绩+统计+及格+不及格”，我会很容易的找到了LOOKUP的方法。这样，我用在两个函数中选一个函数把数据处理一下，交给BOSS-工作完成！

当然，交给BOSS不是事情的结束，我们还要去学习IF函数和LOOKUP函数的用法，争取用到一个学会一个，在通过学LOOKUP函数的过程中，我们还会碰到VLOOKUP函数，把它也搞定，这样你就掌握了三个函数，这才是你工作告一段落。有没有感觉学习EXCEL很简单？

其实，专业论坛。专业论坛我是通过百度学习EXCEL的时候搜索到的，因为有时候会搜索到一些解决方案是在论坛中，所以慢慢的在专业论坛中也扎下根来。不过去专业论坛会被打击信心，感觉别人很强大，自己很渺小。在专业论坛中，你不懂的可以发贴去问，也可以经常看其他人的解决方案，EXCEL水平在无形中会提高很多的。专业论坛在这里不推荐了，避免打广告的嫌疑。

第三，微博微信。我想两个都不用的人应该很少。在我的圈子里，微博控和微信控是很少的，我的手机上装了这两个软件作用不是太大。当我看到专业论坛的微博和微信账号以后，就开始关注，在这上面学习一个知识点用很短的时间就可以掌握。每天晚上睡觉前和早上起床前，我会习惯的打开微博微信，看一下关注的账号更新情况。每天花上十分钟，能掌握不少知识，日积月累，所掌握的知识量是很大的。

第四，自己摸索。为什么把这一项也列入，因为在我学习EXCEL的生涯中，我是靠着百度和自己摸索来掌握很多知识点的。曾经有不少人说，他们掌控EXCEL函数是没事的时候就打开EXCEL中的函数库，再加上EXCEL的帮助来学习的。我有时候也这么做，但是不多，最喜欢的是没事的时候打开一张工作用的数据表，想象要怎么样设置才行要达到预期的结果，然后通过各种测试来验证。有时会学到一个知识点，然后我会去想有没有另外一种方法也能达到这样的结果，再测试验证。就是一直钻研，也是走了不少弯路，才掌握了一些知识点。

学与实践是分不开的，大家学到知识点后，要及时的去实践去验证，这样才能把知识点转化为自己的知识。“学而不思则罔，思而不学则殆”，孔老夫子教给我们的学习方法，大家是否一直记得并实践着？

（未完待续）

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